W związku z licznymi pytaniami dotyczącymi możliwości odliczenia od dochodu składki związkowej i sposobu dokumentowania jej wpłaty na rzecz związku zawodowego, wyjaśniamy, jakie obowiązki w tym zakresie nałożył ustawodawca na pracowników.
Zbliża się termin składania rozliczeń podatkowych PIT. Dzięki podejmowanym przez OPZZ od wielu lat działaniom od 1 stycznia 2022 r. wszyscy członkowie związku zawodowego, w tym także emeryci czy zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej mogą odliczyć ulgę z tytułu opłacania składki członkowskiej na rzecz związków zawodowych. Ulgę wprowadzono w ramach prac nad „Polskim Ładem”, ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2105). Początkowo ustawodawca nałożył na związki zawodowe obowiązek wystawiania członkom związku zawodowego oświadczenia o wysokości zapłaconej składki i ustalił limit odliczenia podatkowego na poziomie 300 zł.
Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych od samego początku prac nad „Polskim Ładem” krytykowało zamiar nałożenia na organizacje związkowe obowiązku wystawiania takiego oświadczenia. Wskazywaliśmy, że w sytuacji, gdy składka jest pobierana z wynagrodzenia przez pracodawcę związek zawodowy dysponuje jedynie danymi o globalnej kwocie składek, która wpłynęła na konto związku zawodowego z konta pracodawcy, ale bez informacji, kto i w jakiej wysokości zapłacił składkę. Powoduje to, że organizacja związkowa nie może wystawić członkowi związku zawodowego ww. oświadczenia.
Po kilku miesiącach intensywnych rozmów z ministrem finansów udało się nam przekonać stronę rządową do zmiany stanowiska w tej kwestii. Rząd a następnie ustawodawca zaakceptowali propozycję OPZZ, aby informację o wysokości składek wpłaconych przez pracownika na rzecz związku zawodowego, w przypadku składek pobieranych z wynagrodzenia przez pracodawcę, przekazywał pracownikowi pracodawca w formie rocznej deklaracji PIT-11. Tym samym, w wyniku interwencji OPZZ, przepis stanowiący, że do skorzystania z odliczenia podatkowego w tym zakresie konieczne jest oświadczenie organizacji związkowej został uchylony. Stosowny przepis korygujący znalazł się w uchwalonej przez Sejm ustawie z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2022 r. poz. 1265). W trakcie prac parlamentarnych udało się dodatkowo zwiększyć kwotę odpisu z 300 zł do 500 zł.
W obowiązującym stanie prawnym nie ma zatem konieczności wystawiania przez związki zawodowe oświadczenia o wysokości zapłaconej składki. Zrobi to za związek zawodowy pracodawca, jeśli składka jest pobierana przez niego z wynagrodzenia pracownika. Odpowiednia kwota znajdzie się w rocznej deklaracji PIT-11, wystawionej przez pracodawcę.
Jeśli natomiast członek związku zawodowego wpłaca składkę związkową samodzielnie na konto związku zawodowego lub w kasie związku zawodowego, trzeba pamiętać, że wysokość zapłaconych składek musi zostać należycie udokumentowana. Kwotę odliczenia podatkowego ustala się bowiem na podstawie dowodu wpłaty składek członkowskich na rzecz związku zawodowego, z którego wynikają co najmniej:
- dane identyfikujące członka związku zawodowego dokonującego wpłaty,
- nazwa organizacji związkowej, na rzecz której dokonano wpłaty,
- tytuł i data wpłaty,
- kwota wpłaconych składek.
Nie ulega wątpliwości, że jeżeli składka jest wpłacana przez pracownika lub emeryta bezpośrednio do kasy związku zawodowego (druk KP - kasa przyjęła - dowód wpłaty) lub na jego konto (przelew bankowy) możliwe jest udokumentowanie i późniejsze odliczenie wpłaty składek członkowskich na rzecz związku zawodowego, pod warunkiem, że są wyszczególnione ww. dane.
W związku z nową ulgą warto także pamiętać, że:
- składki członkowskie odpisywane są od dochodu, a nie od podatku;
- odliczenie ma charakter limitowany kwotą 500 zł w skali roku. Nadwyżka ponad kwotę 500 zł nie będzie zatem podlegać odliczeniu;
- odliczeniu podlegają składki faktycznie opłacone w danym roku podatkowym. Składki należne, lecz niezapłacone nie podlegają odliczeniu;
- pierwszego odliczenia za 2022 r. będzie można dokonać w przyszłorocznym rozliczeniu podatkowym (do 30 kwietnia 2023 r.);
- podstawę prawną do odliczenia stanowi art. 26 ust. 1 pkt 2c i art. 26 ust. 7 pkt 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U. z 2021 r. poz. 1128).